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Foto: NH Hotels, Grafik: Lopez Ruiz event für die persönliche Präsenz bei Veranstal-tungen bestehen, denn der soziale Aspekt kann bei einer virtuellen Konferenz einfach nicht erreicht werden“, ist Jörg P. Berger von Gubse sicher. Auch Hotline verspricht ein bediener-freundliches Management in puncto Ta-gungsbuchungen. Der Überblick über alle Tagungsräume soll gewährleistet werden, indem der Hotelier Personal, Räume und Medien verwalten kann. So hat er alle Fak-ten zu Seminarräumen, Medien, Ablaufplä-nen und die Veranstaltungsberichte über-sichtlich und minutengenau im Blick. Ein Seminar-Ratgeber hilft bei der Planung, Or-ganisation und Durchführung. Jeder Raum lässt sich mehrmals am Tag belegen. Besser buchen Birgit Pacher vom GCB umschreibt die mo-mentanen technischen Anforderungen an Tagungshotels: „Eine perfekte WLAN-Ab-deckung als Basisanforderung, Lademög-lichkeiten für mobile Endgeräte und einfa-che Zahlungsprozesse mit dem Smartphone sowie intelligente Apps und HD-Technolo-gien werden bald genauso zum Standard gehören wie umfassende Barrierefreiheit für den gleichberechtigten Zugang aller Teilnehmenden.“ Auch Sharing-Konzepte werden Teil des MICE-Bereiches, etwa die Vermittlung von Mitfahrten bei der Anrei-se. Als Tagungsorte sind nicht mehr nur die klassischen Tagungshotels beliebt, auch technisch gut ausgestattete Drei- bis Vier- Sterne-Häuser. Die neuen Budget-Hotels bieten ebenso unkomplizierte Buchungen und den mobilen Check-in. Die MICE-Buchung verläuft dagegen noch immer nach alter Schule und in sehr vielen Arbeitsschritten. Eine komplexe und auf-wendige Organisations-Infrastruktur (in-klusive SAP usw.) hat sich sowohl in den Unternehmen als auch bei den Tagungs-hotels etabliert. Jedes Tagungselement wird einzeln gebucht. Dabei ist es längst möglich, komplette Tagungen inklusive Übernachtung mit wenigen Klicks online und in Echtzeit zu organisieren. Für den Hotelier erleichtert die Verknüpfung von Veranstaltungsreservierung und Übernach-tung die Pflege und Aktualisierung der gesamten Tagung erheblich. Ändert sich z. B. der Tagungstermin, werden bestehen-de Zimmerbuchungen auf Wunsch gleich mitgeändert. „Generell bieten der Event- Belegungsplan und die Veranstaltungsre-servierung immer einen Überblick über die verfügbaren Kapazitäten und den aktuellen Buchungsstand. In den Standard-Meeting- Paketen werden Leistungen und ggf. auch Übernachtungen mit der Veranstaltungsreservierung verknüpft. Mit Hilfe von Stan-dardzeiten für Verpflegungsleistungen wird per Knopfdruck ein Zeitplan aufgestellt, der jederzeit den Wünschen des Veranstalters angepasst werden kann“, so Jörg P. Berger von Gubse. Eins der größten Buchungsärgernisse der MICE-Hotels fällt durch die Echtzeitbuchung weg: Dass potenzielle Kunden bis zu zehn Tagungs-Optionen ohne Buchungsdruck online blocken kön-nen. Zu etwa drei Vierteln aller Tagungen treffen sich höchstens 30 Teilnehmer, die nur eine Flasche Wasser auf dem Tisch und einen Projektor benötigen. Etwa 70 % davon finden in den Hotels statt, in denen die Teilnehmer übernachten. Diese Stan-dard- Veranstaltungen kann man etwa über spezialisierte Buchungsportale wie Expedia Meeting Market leicht buchen. Zudem er-warten die Teilnehmer unkomplizierte mo-bile Zahlungsmöglichkeiten für genutzte Extraleistungen. Auch die Plattform Ehotel tritt mit Ehotel meetings als Vermittler zwischen Hoteli-er und Gast auf. „Wir wickeln Anfragen im MICE-Bereich mit maßgeschneiderten Lösungen in der digitalen Verarbeitung der Anfrage, Angebotssichtung und Ver-handlung bis zur finalen Buchung kosteneffizient, fair, schnell und transparent ab. Auch die Abrechnung können wir für beide Seiten einheitlich steuern“, beschreibt Fritz Zerweck, Vorstand von Ehotels. Während des Prozesses stehen den Hoteliers ebenso wie den Nutzern gezielte Ansprechpartner zur Seite. Die Suchergebnisse geben neben vergleichenden Informationen zum Hotel auch die durch Rahmenverträge vorverhan-delte Tagungspauschale wieder. Für präzise Angebote ist danach das Hotel zuständig. „Unternehmen können online, telefonisch oder via Mail ihre Veranstaltung organi-sieren. Das kann die Zubuchung oder der Verzicht von gastronomischen Leistungen innerhalb des Rahmenprogramms sein ge-nauso wie die An- oder Abmeldung von Gästen über das Teilnehmermanagement- Tool. Hoteliers wie Kunden können mit unserem System von der Erinnerungsmail an die Teilnehmer bis hin zur Kostenüber-nahme des Abendessens verschiedenste Bereiche transparent kommunizieren und organisieren“, so Fritz Zerweck. Die beste Nachricht für Tagungshotels: Trotz Technologien, die reale Konferen-zen ersetzen könnten, gibt es mehr Konfe-renzen mit mehr Teilnehmern als je zuvor. Allerdings müssen sich die Tagungshotels besser auf die individuellen Bedürfnisse der Teilnehmer einstellen und Schritt halten mit dem technischen Fortschritt. Denn noch ist die technische Ausstattung in vielen Büros oder zu Hause oft besser. Damit die Teilneh-mer nicht, frei nach Captain Kirk, sagen: „Beam me up Scotty, there’s no intelligent MICE life at this venue.“ Florian Maaß/jus Die Zukunft ist im Nhow Berlin angekommen: Holografie holt Abwesende ins Meeting. 24 5/2017


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