event - MICE: Bleasure me up Scotty

first_class_05_2017

event Auf dem Raumschiff Enterprise waren verhinderte Referenten kein Prob-lem: „Beam me up Scotty“ genügte – und schwupps erschien Captain Kirk, ob-wohl er in fernen Galaxien im Sternenstau steckte. Zwar ohne beamen, aber mit mo-dernster Holografie-Technik kommen Ta-gungshotels diesem Szenario heute nahe. Neben diesen hybriden, teilweise virtuellen Elementen werden Konferenzen interak-tiver, flexibler und vernetzter, umweltbe-wusster und leichter zu buchen. Noch sind die meisten Tagungshotels von MICE 4.0 in puncto Buchungsprozessen, Konferenztechnik, Möblierung oder Ambiente Lichtjahre ent-fernt. Das Future-Mee-ting Space-Projekt des Tagungshotels der Zukunft bieten virtuelle Meeting- Möglichkeiten und holen Holografie in den Konferenzraum. Fraunhofer Instituts für Arbeitswirt-schaft und Organisation (IAO), Ger-man Convention Bureau (GCB) und des Europäischen Verbands der Ver-anstaltungs- Centren e.V. (EVVC) dient dabei als wichtige Inspiration. Als ersten Schritt entwarfen die Forscher einige typische Tagungs- Szenarien: etwa ein interaktives Fo-rum, bei dem die Zusammenarbeit in Foto: © the_lightwriter – Fotolia.com, Grafik: Lopez Ruiz Bleisureme up Scotty Kleingruppen im Mittelpunkt steht, einen räumlich-verteilten Kongress an mehreren Orten, einen auf individuelle Bedürfnisse eingestellten Kongress mit Co-working- Möglichkeit – wo man zwischendrin der ei-genen Arbeit nachgehen kann – und einen hybriden Kongress, der flexible Teilneh-mermengen ortsunabhängig verbindet. „Lange Powerpoint-Präsentationen, Vorträ-ge und eindimensionale Informationen wa-ren gestern – im Meetingraum der Zukunft erwarten Teilnehmer mehr Interaktion und persönlichen Austausch“, fasst Birgit Pa-cher vom GCB die Trends zusammen, und ergänzt: „Es sind Erfolgsfaktoren wie Ver-netzung, Offenheit, Partizipation und Agili-tät, die Veranstaltungen zu einer erfolgrei-chen User Experience machen.“ Nicht jedes Hotel wird seinen Gästen gleich Nebel-Projektoren, Holografie, digitale Dol-metscher, Roboterarme mit LED-Flatscreens oder Virtual-Reality-Brillen anbieten. In einem Basisschritt müssen sich die Ho-tels zunächst auf den Bleisure-Trend ein-stellen: also auf Tagungsgäste, die noch Freizeit dranhängen und auch während der Tagung schnell mal arbeiten müssen. Dafür brauchen die Hotels Co-working- Spaces: Räume oder Bereiche, in denen die Gäste flexibel arbeiten können. Deren Möblierung sollte locker sein und loungige Sitzecken für kleine-re Unterredungen einschließen. „Es werden zunehmend größere Foy-erflächen und mehr Gruppenräu-me benötigt“, meint Joachim König, Präsident EVVC und Direktor des Hannover Congress Centrum. Die Ver-anstaltungen werden zudem auch zeit-lich flexibler: Kürzere, aber auch längere Sizungen mit Co-working-Möglichkeiten in der Zwischenzeit sind bald die Regel. Um solche Angebote zu verwalten, bietet Gubse neu das Softwaremodul Sihot.C&B für die flexible Verwaltung von Räumen und an-deren Ressourcen für Gästeprogramme und -angebote. „Auch Co-working-Spaces kön-nen hiermit abgebildet und bequem mit-verwaltet werden. Das heißt, die Mitarbei-ter verfügen jederzeit über einen Überblick der belegten und freien Arbeitsplätze“, er-klärt Jörg P. Berger, Vorstand Gubse. Vernetzt tagen Wissen wird immer weniger frontal vermit-telt, stattdessen gemeinsam in BarCamps, Open Spaces oder FedExDays (24-stündige Events) erarbeitet: Co-Creation ist das Stichwort – die Vernetzung und Zusammen-arbeit von Firmen und deren Kunden. Oft steht am Beginn ein Plenum, dann bilden sich kleine Arbeitsgruppen, auch an verschiedenen Standorten gleichzeitig. „Der Trend bei den Veranstaltungsforma-ten geht eindeutig hin zu offenen, kommu-nikativen und interaktiven Abläufen“, sagt auch Joachim König vom EVVC. Software ermöglicht schon heute den schnellen Datenaustausch, etwa in Form von Tagungsapps. SuitePad z. B. verbin-det über ein Hotel-Pad oder das eige-ne Mobilgerät alle Konferenzteilnehmer 22 5/2017


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