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first_class_04_2017

Foto: Gastro Lenk Flexibel Flexibilität ist in der Gastronomie wich-tig, denn Wirte und Gastronomen müs-sen z. B. auf ein erhöhtes Besucherauf-kommen schnell reagieren können. Deshalb besteht der Mitarbeiterstamm eines Be-triebs meist neben Voll- und Teilzeitkräften auch aus kurzfristig einsetzbaren Aushilfen – eine Flexibilität, die Verwaltungsaufwand schafft: Die Erfassung und Kontrolle der geleisteten Arbeitsstunden sind im gesetz-lichen Kontext (MiLoG) ebenso wichtig wie für eine ordentliche Lohnabrechnung. Tiemo Lenk, Geschäftsführer von Gastro Lenk sowie von Lenk‘s Restaurant in Ros-tock, denkt deshalb schon länger über Al-ternativen zu seiner bisherigen Zeiterfas-sung via Excel nach. Als er bei einem Se-minar der ETL-Steuerberater-Gruppe die Cloudlösung Edtime kennenlernte, war er begeistert. „Erstens sorgt die Lösung au-tomatisch dafür, dass meine Dokumente und Reports den gesetzlichen Anforderun-gen entsprechen. Zweitens wird durch die digitale Zeiterfassung viel Zeit gespart: bei den Mitarbeitern, bei mir und bei der Datenübergabe für die Lohnabrechnung an meinen Steuerberater“, sagt Tiemo Lenk. Seitdem die Software für alle Angestellten eingesetzt wird, sieht der Gastronom jeder-zeit in Echtzeit, wer gerade arbeitet, eine Raucherpause macht, sich krankgemeldet hat oder seine Überstunden abfeiert. Au-ßerdem muss er sich nicht mehr die Arbeits-stunden aus den einzelnen Stundenlisten in seine zentrale Excel-Datei übertragen und für die Lohnabrechnung aufbereiten. Mitarbeiter und Aushilfen können sich mo-bil über die App oder über den PC einlog-gen. Darüber hinaus kann sich Tiemo Lenk darauf verlassen, dass die eingegebenen Daten den gesetzlichen Richtlinien entspre-chen. „Besonders hilfreich ist, dass Edtime Warnhinweise anzeigt, wenn sich bei einem Mitarbeiter zu viele Überstunden ansam-meln“, sagt er. Zudem erinnert ihn Edtime an die Geburtstage der Mitarbeiter. Steuerberater-Plus Dank des digitalen Zeiterfassungssystems können neue Mitarbeiter jederzeit ange-meldet werden. „In Notfällen kann ich eine Aushilfe spontan zu deren Arbeitsan-tritt anmelden – auch wenn mir nicht alle relevanten Daten vorliegen“, sagt Tiemo Lenk. „Die Anmeldung in Edtime wird an den Steuerberater auf Knopfdruck weiter-gegeben, er sorgt dann für die verbindliche Weiterleitung der Daten an den Sozialver-sicherungsträger. Fehlende Informationen dürfen nachgemeldet werden.“ So wird auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater vereinfacht. Früher habe er immer mühsam die Angaben seiner An-gestellten in eine Excel-Datei übertragen und diese dann für den Steuerberater auf-bereitet, erklärt Tiemo Lenk. Das entfällt jetzt. Auch sein Steuerberater sei froh über die übermittelten Daten, die nun einer besseren Qualität entsprechen. Nächstes Jahr möchte der Gastronom zusätzlich die Personaleinsatzplanung Edpep von Euro-data einführen. Davon verspricht er sich Er-leichterungen bei der Schichtplanung und der Mitarbeiter-Koordination. www.lenks-restaurant.de, www.ed-portal.de planen Mehr Flexibilität, weniger Aufwand und ein garantierter Abgleich der Daten mit den Anforderungen des MiLoG erleichtern die Personalplanung. 48 4/2017


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