software - Die digitale Abrechnung

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Fotos: Colourbox.de, Vectron Systems AG, © alunablue – Fotolia.com Unter dem Titel „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ verschärfte das Bundesfinanzministerium (BMF) mit dem Schreiben vom 14.11.2014 die bis dahin geltenden Bestimmungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften mittels Registrierkassen sowie die Regelungen zur Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen deutlich. Die GoBD gelten seit dem 1.1.2015. Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungsgerät, also einer Kasse, erstellt wurden, müssen für zehn Jahre jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar aufbewahrt werden (lt. § 147, Abs. 2 der Abgabenverordnung). Registrierkassen und Waagensysteme sowie zugehörige Datenverarbeitungssysteme müssen den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) und den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) entsprechen. Diese Daten sind unveränderbar und komplett aufzubewahren. Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht) ist ebenso unzulässig wie das ausschließliche Vorhalten der Daten in gedruckter Form („Z-Streifen“ oder „Journal-Streifen“). Auch Journal-, Auswertungs- (Berichte) und Programmierdaten sowie Stammdatenänderungen sind steuerlich relevante Daten. Zudem sind die Einsatzorte und -zeiträume der Kassen zu protokollieren und aufzubewahren. Dies gilt auch für die Organisationsunterlagen und Bedienungs- und Programmieranleitungen. Sind die Daten nicht alle im Gerät speicherbar, ist eine Datenspeicherung auf einem externen Datenträger Pflicht. Dies betrifft vor allem bei Registrierkassen die Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdaten-Änderungsdaten. Die digitale Abrechnung 42 10/2016


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