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Foto: © cienpiesnf – Fotolia.com tagen IM GESPRÄCH MIT … Gabriele Schulze, Hotelmarketing-Expertin Frau Schulze, was kommt mit den neuen Buchungsportalen im Tagungssegment auf die Hotellerie zu? Neue Buchungswege und die aufwändigen, manuellen Prozesse des Angeboteschreibens werden hoffentlich nach und nach weniger. Aber wenn die Hotels jetzt nicht aufpassen, passiert das gleiche wie Ende der 1990er-Jahre: Portale geben dem Kunden, was er will, und zwar schnelle, einfache Prozesse, und diktieren den Anbietern die Buchungsbedingungen, die dann schnell Marktstandard werden – ähnlich wie bei der 18-Uhr-Buchung bei HRS. So gibt es bei Okanda eine kostenfreie Stornofrist von bis zu 48 Stunden vor dem eigentlichen Termin. Meines Wissens nach sind heute drei Wochen als letzter kostenfreier Stornierungstermin noch Branchenstandard. Und: Die Portale fordern die Pflege von Verfügbarkeiten der Räume und bald auch Zimmern sowie sonstigen Leistungen. Wir brauchen also schnellstmöglich einen Channel Manager für MICE-Leistungen. Doch bevor ich einem Mittler eine Echtzeitbuchung ermögliche, würde ich diese meinem Kunden auf der eige-nen Website anbieten. Sonst gehen die Direkt-bucher mit fliegenden Fahnen zum Mittler und in ein paar Jahren ist das Gejammer wieder groß. Welche Stolperfallen sollte man bei einer Kooperation umgehen? Eine manuelle Pflege sollte man möglichst vermeiden – ein Übergang zum Test ist aber sicher ok. Ich empfehle Hotels, nicht wie früher drei bis fünf Portale manuell zu pflegen sowie keine schlechteren Buchungsbedingungen zu akzeptieren, als sie im Hotel direkt angeboten werden. Wichtig ist, möglichst schnell min-destens den gleichen Service auf der eigenen Seite anzubieten. Hotels sollten auch die Kosten der eigenen Vermarktung und der Abwicklung kennen und diese gegenüberstellen. Schließlich gilt es, Abhängigkeiten zu vermeiden. Es ist Zeit, dass Word & Excel nicht mehr die Haupttools der Tagungs-Sales-Abteilungen sind. Vielen Dank für das Gespräch. Nathalie Kopsa tere Preisevaluierungshilfsmittel. Noch gibt es jedoch keine Schnittstelle zwischen dem IDeaS FSRM und den Online-Buchungspor-talen, wie Managing Director Fabian Specht auf Nachfrage betont: „Es wäre aber sicher-lich ein nächster Schritt, die Systeme zu ver-binden, ähnlich wie es bereits im Logis-Be-reich der Fall ist, damit die optimalen Preise direkt online angezeigt werden könnten. Das setzt aber voraus, dass Hotels auch im Ver-anstaltungsbereich mit dynamischen Preisen arbeiten“, fährt Fabian Specht fort. HRS Corporate machte kürzlich von sich re-den mit seinem Einstieg bei Meetago, einem Anbieter für IT-Lösungen in der MICE-Bran-che, der mit Tagungshotels.com ein etablier-tes Buchungsportal für Meetings und Ver-anstaltungen unterhält. In das gleichnamige cloudbasierte Online-Meeting-Tool für die Organisation und Buchung von Events und Tagungen werden die Hotel- und Eventloca-tions aus der Tagungshotel.com-Datenbank zugesteuert, und seit der Beteiligung von HRS auch über das betreffende Buchungs-portal. Anders als bei Okanda holen Fir-menkunden bei Meetago die gewünschte Tagungsanfrage online über ein Zwei-We-ge- RFP-System ein, wobei am Schluss dem Kunden eine Handvoll vom Portal selektier-ter Angebote vorgelegt werden. Alle Pro-zesse, vom strategischen Einkauf über den Transaktionsprozess bis hin zu Bezahl- und Abrechnungslösungen, werden abgedeckt. Auch hier soll der Kunde vor allem durch die Einsparung von Prozesskosten profitieren, wie HRS-Chef Tobias Ragge in einem Inter-view in seiner Kundenzeitschrift betont. Vom Anfrage- zum Buchungstool? Bei der Maritim Hotelgesellschaft ist man dabei, diverse Online-Kanäle im MICE-Ver-trieb zu prüfen. Laut Maritim-Vertriebsdirek-tor Alfred Diem ist die Kette bei allen großen deutschen und internationalen Portalen ge-listet, nutzt aber auch einige regionale und lokale Plattformen. Noch immer verzeichnet das Maritim Service Center für den Verkauf im Jahr 2014 die E-Mail als Hauptanfrage-kanal (75 %), gefolgt von Anfragen über die eigene Website (14 %) und per Telefon (11 %). Anfragen über diverse Tagungsportale lau-fen, laut Alfred Diem, direkt im jeweiligen Hotel auf. Doch er betont auch, dass es einen allgemeinen Trend zu Online-Buchungen gibt – bei Standardanfragen. „Trotzdem gibt es noch viele Veranstaltungen, die sich nicht 100 %ig über ein Portal anfragen lassen. Ge-rade in den letzten Wochen haben wir im-mer wieder Kunden gehabt, die den direk-ten und persönlichen Kontakt bevorzugen“, sagt Alfred Diem. Speziell für die bisherige Kooperation mit Okanda zieht Alfred Diem ein grundsätzlich positives Fazit, doch er be-urteilt das Einpflegen der Verfügbarkeiten der angebotenen bzw. eingestellten Räume den tagesaktuellen Preis und die Verfügbar-keiten liegen dabei stets beim Anbieter, wie Okanda betont. Für die Vermittlung berech-net das Portal 12 % vom Buchungswert. Die Hotels pflegen die Verfügbarkeiten, Preise und Tagungsangebote selbst ein. Für eine gezielte Ertragsoptimierung steht eine imple-mentierte Yield Management-Funktion be-reit, mit der sich analog zur Nachfrage nach Veranstaltungskapazitäten der Preis flexibel gestalten lässt. Mittels einer White-Label- Lösung mit Direkt-Buchungsmaske können Hotels Buchungen auch auf der eigenen Website entgegennehmen. Mehr Flexibilität wird von den Hotels bei der Stornierungs-frist erwartet. Sie beläuft sich z. B. auf bis zu 48 Stunden vor Beginn der Veranstaltung bei Buchungen mit einem Buchungswert unter 1.000 €, je höher der Buchungswert, desto länger die Fristen. Vorgaben bei der Raten-gestaltung macht Okanda nicht, betont Vor-stand und Mitgründer Dirk Führer gegen-über first class: „Natürlich wünschen wir uns Parität, können, dürfen und werden diese aber nicht vorschreiben. Wichtig zu wissen ist aber, dass jeder Anbieter pro Raum und Tagungspauschale bis zu sieben Rate Levels über unser Revenue Management Tool anle-gen kann. So steuert jeder Anbieter je nach Nachfrage einen optimalen Preis.“ Prozesskosten ade? Auch bei Expedia können Hotels ihre Ta-gungskapazitäten auf Expedia MeetingMar-ket für die Echtzeitbuchung anbieten. Das System der neuen Serviceplattform für Event Planer und Agenturen analysiert dabei alle in Frage kommenden Hotels und Veranstal-tungsservices aus der eigenen Datenbank und filtert innerhalb von Sekunden die fünf passendsten Resultate für den Kunden he-raus. Zimmerpreise und Verfügbarkeit der Veranstaltungsräume werden automatisch kombiniert. Sobald der Kunde ein zusam-mengesetztes Angebot akzeptiert, wird die-ses an das entsprechende Hotel weiterge-leitet und der direkte Kontakt zum Kunden hergestellt. Auch hier werden über einen in-dividuellen Online-Zugang die Kapazitäten und Buchungskonditionen von den Tagungs-hotels selbst veröffentlicht und verwaltet. Die optimale und dynamische Preisgestal-tung dürfte hier in Zukunft eine entscheiden-de Rolle spielen, damit Veranstaltungsräume nicht leerstehen oder unter Preis verkauft werden. Der Yield Management Tool-Ent-wickler IDeaS bietet mit IDeaS Function Space Revenue Management (FSRM) seit kurzem ein neues Lösungskonzept an, das eine bessere Auslastung der Tagungskapa-zitäten im Hotel unterstützt. Die Funktionen beinhalten ein Forecast Validierungs Dash-board, einen Nachfrage-Kalender und wei- 5/2015 13


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